Waarom Incoterms nodig zijn
Incoterms zijn regels voor de levering van producten in de internationale handel. Ze specificeren de rechten en plichten van de verkoper en de koper in de logistiek.
Incoterms is een set voorwaarden, die elk bepaalde logistieke voorwaarden bevatten. Ze zijn van kracht in veel landen over de hele wereld, waaronder Europa en Amerika. Dankzij algemeen aanvaarde normen is het voor deelnemers aan de wereldhandel gemakkelijker om leveringscontracten af te sluiten. De partijen hoeven niet afzonderlijk akkoord te gaan met elke logistieke voorwaarde: het is voldoende om een specifieke term aan te geven – en het zal duidelijk zijn welke regels van toepassing zijn op de transactie.
Het Incoterms-document standaardiseert de activiteiten van verkopers en kopers. Dit maakt het mogelijk:
- om een gemeenschappelijke en begrijpelijke juridische taal te vormen, om de verschillen tussen rechtssystemen en gebruiken glad te strijken;
- de rechten en plichten van de partijen duidelijk definiëren;
- fouten vermijden bij de interpretatie van regelgeving in verschillende landen en instanties;
- de vertaling van het contract in een andere taal vereenvoudigen;
- de kans op geschillen verkleinen of de oplossing ervan vergemakkelijken;
- het vertrouwen van het bedrijfsleven in de wereldhandel vergroten.
Welke voorwaarden worden door Incoterms gereguleerd?
De regels definiëren:
- op welk moment gaat de verantwoordelijkheid voor schade aan of verlies van vracht over van de verkoper op de koper;
- wanneer en waar de leverancier de goederen aan de koper overdraagt, dat wil zeggen op welk moment de verplichtingen als vervuld worden beschouwd;
- hoe transportkosten en verantwoordelijkheden voor verzekeringen, douaneafhandeling en laad- en losoperaties worden verdeeld.
Het document lost het volgende niet op:
- de procedure voor het overdragen van eigendom van producten;
- betalingsvoorwaarden voor vracht, registratie van rekeningen en facturen ;
- overmacht en de gevolgen daarvan;
- aansprakelijkheid van de partijen voor een inbreuk op de transactie.
Deze normen worden als afzonderlijke clausules in het contract vermeld.
Classificatie van leveringsvoorwaarden Incoterms 2020
Incoterms is niet één term, maar een hele bibliotheek van voorwaarden die in groepen zijn verdeeld. Het is niet makkelijk om ze allemaal te onthouden, maar het belangrijkste is om de logica te begrijpen:
- Groep E : De leverancier doet helemaal niets, levert de goederen gewoon af bij de voordeur van zijn magazijn. Bijvoorbeeld de EXW (Ex Works) conditie.
- Groep F : Koper onderneemt levering vanaf een specifieke locatie. Bijvoorbeeld FCA (Free Carrier).
- Groep C: De leverancier regelt het transport, maar de koper draagt de risico’s na verzending. CIF (Cost, Insurance, Freight) en CPT (Carriage Paid To) zijn hier populair.
- Groep D : Maximale zorg van de leverancier. Bijvoorbeeld DDP (Delivered Duty Paid), waarbij de leverancier de goederen rechtstreeks naar uw magazijn levert en alle rechten en belastingen betaalt.
Incoterms-voorwaarden
Het document bestaat uit 11 termen. 7 daarvan zijn geschikt voor levering door elk transport, en 4 zijn alleen van toepassing op transport over water. De eerste letter van de term geeft de groep aan waartoe de regel behoort.
EXW
| Verkoper | Koper | Overdracht van verantwoordelijkheid |
| Verpakt producten. Brengt goederen over naar de koper, in het eigen magazijn of bij de onderneming. | Haalt vracht op bij het overslagpunt. Laadt deze in zijn voertuig. Douaneformaliteiten worden afgehandeld. Levert goederen af in zijn land. Laadt goederen uit. Passeert de douane van zijn land. | Bij de overdracht van de producten, wanneer de koper de goederen heeft geaccepteerd. |
Om de producten bij de verkoper op te halen, huurt de koper doorgaans een lokale vervoerder in. De leverancier kan helpen met het laden, maar is daartoe niet verplicht. Daarom is het beter om deze voorwaarde apart overeen te komen.
FCA
| Verkoper | Koper | Overdracht van verantwoordelijkheid |
| Betaalt douanerechten bij export. Draagt de vracht over aan de vervoerder. Registreert de overdracht in de transportdocumentatie. | Organiseert en betaalt de levering. Lost goederen. Betaalt douanerechten bij import. | Bij de overdracht van de producten aan de vervoerder, na de douaneafhandeling bij de export. |
FAS
Deze regel geldt alleen voor het vervoer van goederen over water.
| Verkoper | Koper | Overdracht van verantwoordelijkheid |
| Betaalt de douanekosten bij export. Levert de producten af bij het schip van de koper. | Laadt goederen aan boord. Levert deze op het grondgebied van zijn staat. Lost deze. Betaalt douanerechten bij invoer. | Op het moment dat de goederen op de pier worden geplaatst, aan de zijkant. |
FOB
Een andere regel voor transport over water.
| Verkoper | Koper | Overdracht van verantwoordelijkheid |
| Betaalt de douanekosten bij export. Levert vracht aan het schip. Laadt producten. | Levert producten aan het land. Lost ze. Betaalt invoerrechten bij invoer. | Wanneer de goederen al aan boord zijn geplaatst. Dit moment vindt plaats nadat het acceptatiemerk van de goederen op de cognossement is geplaatst (speciale documentatie). |
CFR
Geldt alleen voor watervervoer.
| Verkoper | Koper | Overdracht van verantwoordelijkheid |
| Betaalt de douanekosten bij export. Laadt de producten op een schip. Levert ze af in de haven van de koper. | Lost goederen. Betaalt douanerechten bij invoer. | Zodra de goederen aan boord zijn geplaatst. |
CIF
De nieuwste term voor transport over water.
| Verkoper | Koper | Overdracht van verantwoordelijkheid |
| Verzekert producten ten gunste van de koper. Betaalt douanerechten en belastingen bij export. Laadt goederen op een schip. Levert af in de haven van de koper. | Lost goederen. Betaalt douanerechten bij invoer. | Wanneer de goederen worden gelost en aan boord worden geplaatst. |
In geval van schade of verlies van goederen tijdens het transport betaalt de verzekeringsmaatschappij een schadevergoeding aan de koper. Nadat de goederen op het schip zijn geplaatst, worden alle risico’s overgedragen aan de koper, dus communicatie met de verzekeringsmaatschappij wordt beschouwd als zijn verantwoordelijkheid.
CIP
Deze regel is vergelijkbaar met CIF, maar is van toepassing op vervoer met elk vervoermiddel.
| Verkoper | Koper | Overdracht van verantwoordelijkheid |
| Verzekert producten. Betaalt douanerechten en belastingen bij export. Laadt goederen. Levert vracht af op de bestemming (het land van de koper). | Lost goederen. Betaalt douanerechten bij invoer. | Zodra de verkoper de goederen naar de vervoerder heeft verzonden. |
CPT
De norm is vergelijkbaar met CIP, maar hier is de verkoper niet verplicht de producten te verzekeren.
| Verkoper | Koper | Overdracht van verantwoordelijkheid |
| Betaalt douanekosten bij export. Laadt producten. Levert vracht. | Lost goederen. Betaalt douanerechten bij invoer. | Op het moment van verzending van de producten aan de vervoerder. |
DAP
In tegenstelling tot CPT is de verkoper bij DAP verantwoordelijk voor de goederen totdat de koper de producten op de plaats van bestemming ontvangt.
| Verkoper | Koper | Overdracht van verantwoordelijkheid |
| Betaalt douanekosten bij export. Verzendt producten. Levert vracht. | Lost goederen. Betaalt douanerechten bij invoer. | Tijdens het overbrengen van de vracht op de plaats van bestemming. |
DPU
Dit is de enige regel waarbij de verkoper verantwoordelijk is voor het lossen van de producten. Als er in dit stadium problemen zijn met de lading, is de leverancier ook verantwoordelijk.
| Verkoper | Koper | Overdracht van verantwoordelijkheid |
| Betaalt douanekosten bij export. Levert producten. Lost goederen. | Betaalt douanerechten bij invoer. | Na het lossen en overdragen van de goederen aan de koper. |
DDP
Dit zijn de gemakkelijkste voorwaarden voor de koper: hij is praktisch vrijgesteld van aansprakelijkheid.
| Verkoper | Koper | Overdracht van verantwoordelijkheid |
| Betaalt douanerechten bij export en import. Levert producten aan het land van de koper. | Laadt goederen uit. Accepteert vracht. | Zodra de goederen in vrijgave aan de koper zijn overgedragen. |
Belangrijke nuances van Incoterms
De Incoterms-regels hebben hun eigen specifieke kenmerken:
Toepassingsgebied. De regels zijn alleen van toepassing op tastbare producten. Ze zijn niet van toepassing op diensten of immateriële goederen (zoals software, muziek of videocontent).
Variaties van normen. Het document heeft verschillende versies die in verschillende jaren zijn aangenomen. Partijen bij de transactie hoeven de huidige Incoterms niet te gebruiken – ze kunnen ook eerdere versies van de regels gebruiken. Om dit te doen, moet u de naam van het document en het jaar van de aanneming ervan in het contract opgeven.
De betekenis van de regels. De regels vervangen het internationale leveringscontract niet, maar helpen het alleen om het eenvoudiger, korter en duidelijker te maken.
Verzekering. De meeste regels specificeren niet wie verantwoordelijk is voor het verzekeren van de goederen. Om zichzelf te beschermen tegen onvoorziene omstandigheden en verliezen, moeten de partijen dit probleem afzonderlijk in het contract verduidelijken en een verzekeringspolis uitgeven.
Risico’s. Incoterms bieden geen volledige bescherming tegen alle risico’s die gepaard gaan met kopen en verkopen. Als de partijen de regels van de wereldhandel niet goed begrijpen, is het beter om een specialist in te huren die helpt om de transactie correct te formaliseren en uit te voeren.
Hoe kiest u de voorwaarden?
Partijen moeten er rekening mee houden dat de prijs van de transactie grotendeels afhankelijk is van de gekozen Incoterms-normen. Hoe minder aansprakelijkheid het bedrijf heeft, hoe duurder het contract voor het bedrijf zal zijn. Omdat de wederpartij al zijn logistieke kosten en een risicopremie in de prijs zal opnemen.
Laat u bij de keuze van de voorwaarden leiden door uw handelservaring, de samenstelling van uw personeelsbestand en uw bereidheid om professioneel advies in te winnen.
Vaak worden de goederen geëxporteerd door de fabrikant zelf, die geen speciale afdeling heeft voor internationale handel. In dit geval is het handiger voor de verkoper als de koper de levering zelfstandig organiseert en zoveel mogelijk verantwoordelijkheid op zich neemt. Zelf ophalen (EXW) is geschikt voor dergelijke bedrijven, waarbij alle risico’s door de importeur worden gedragen. Het is waar dat de kosten van de transactie in dit geval zo laag mogelijk zullen zijn.
Als u een beginnende koper bent, let dan op DAP en DPU – hier liggen bijna alle verantwoordelijkheden bij de verkoper. Dit maakt het werk gemakkelijker en helpt om de kwesties van internationale handel te begrijpen, import vast te stellen, ervaring op te doen.
Zodra u alle procedures begint te begrijpen, kunt u de levering zelf organiseren en geld besparen. Kies hiervoor EXW, FCA, FAS, FOB.
Ongeacht de gekozen voorwaarden, moeten de partijen voorzichtig zijn en de details van het proces begrijpen. Anders kunnen ze te maken krijgen met hoge boetes, inbeslagname van producten en andere ernstige problemen.
Coördineer contracten met advocaten, vraag advies aan de douane en onafhankelijke internationale logistieke experts.